始末書書き方：完全ガイドから始めて完成まで
始末書（しまつしょ）は、事件、プロジェクト、業務の進行状況や結果を記録する重要文書です。正しく書くことは、責任の明確化、将来の参考資料としての役割を果たすために不可欠です。本記事では、始末書の書き方を詳しく解説し、完璧な始末書を作成するためのステップバイステップのガイドを提供します。
1. 始末書の目的と重要性
始末書は、特定の作業やプロジェクトの開始から終了までの経過を記録し、その結果を報告する文書です。主な目的は次の通りです：
- 責任の明確化
- 将来の参考資料としての役割
- プロジェクトの評価と改善の基礎
- 組織内の情報共有
2. 始末書の基本構造
始末書には基本的に次の構造があります。各セクションの内容を適切に埋めることが重要です。
- タイトル：始末書の主題を明確に示す。
- 目次：長い始末書の場合は、目次を付ける。
- 前書き：始末書の目的、範囲、期間などを簡潔に説明。
- 本文：
- 背景：プロジェクトの背景や目的を説明。
- 計画：予定の作業内容、日程、担当者などを記述。
- 実施状況：実際の作業進捗、問題点、対応策などを記録。
- 結果：プロジェクトの成果、達成度、未達成事項などをまとめる。
- 結論：プロジェクトの全体像を総括し、今後の課題や改善点を提言。
- 付録：関連資料、データ、図表などを添付。
3. 始末書の書き方のポイント
始末書を書く際には、以下のポイントに注意してください。
3.1 明確で簡潔な表現
始末書は、将来の参考資料として使われる可能性があります。したがって、明確で簡潔な表現を心がけます。な冗文章長や不明瞭な表現は避けます。
3.2 事実を忠実に記録
始末書は事実を忠実に記録するものです。主観的な判断や意見は避け、客観的な事実を基に書きます。
3.3 邏輯性を保つ
始末書の内容は邏輯的に連結されていなければなりません。各セクションの間の関連性を明確に示し、読みやすいように整理します。
3.4 適切な資料の添付
関連する資料、データ、図表などを適切に添付します。これらは始末書の内容をより明確に説明し、理解を助ける役割を果たします。
4. 始末書の作成フロー
始末書の作成には、次のフローを踏むことができます。
- プロジェクトの終了後、すぐに始末書の作成を始める。
- タイトルと目次を作成。
- 前書きを書き、始末書の目的、範囲、期間などを明確にする。
- 本文を書き、背景、計画、実施状況、結果などを順に記述。
- 結論を書き、プロジェクトの全体像を総括し、今後の課題や改善点を提言。
- 必要な資料を添付。
- 最終校正を行い、間違いや不備を修正。
5. 始末書の提出と管理
始末書を完成させたら、適切な方法で提出し、管理します。以下に提出と管理のポイントを示します。
- 提出先を明確にする。
- 提出期限を守る。
- 電子版と紙版の両方を用意する。
- 提出後、確認を受ける。
- 管理システムに登録し、保管する。
6. 始末書の改善策
始末書の品質を向上させるために、以下の改善策を考えることができます。
- 定期的に始末書の作成方法をレビューし、改善点を探す。
- 他社や他部門の始末書を参考にする。
- 教育研修を通じて、始末書の作成能力を高める。
- フィードバックシステムを導入し、始末書の品質を改善する。
まとめ
始末書は、プロジェクトや業務の進行状況や結果を記録する重要文書です。正しく書くことは、責任の明確化、将来の参考資料としての役割を果たすために不可欠です。本記事では、始末書の書き方を詳しく解説し、完璧な始末書を作成するためのステップバイステップのガイドを提供しました。希望に応えて、始末書の作成能力を高め、より効率的に業務を進めることができます。
